Update Update Update! Budaya Organisasi yang Dapat Meningkatkan Produktivitas

Ketika berada di organisasi maupun organisasi, kita akan membutuhkan koordinasi dengan anggota sesama divisi maupun antar divisi. Umumnya, koordinasi tersebut dilakukan melalui rapat khusus (rapat rutin juga bisa, tergantung budaya organisasi).

Kalau sudah rapat besar yang melibatkan banyak divisi, biasanya durasinya bakal lebih lama. Hal ini diakibatkan oleh banyaknya aktor yang terlibat dan biasanya disertai update per divisi. Saking lamanya, fokus peserta rapat akan diuji di sini. Rapat daring menyebabkan lebih mudah lelah secara mental dan mengurangi intensitas respons antar peserta, apalagi jika peserta dalam jumlah besar.

Salah satu hal yang bisa dilakukan untuk menyiasati rapat yang lama dan kurang efektif adalah membudayakan setiap anggota untuk melakukan update di grup. Entah itu ke grup sesama anggota divisi, maupun antar divisi. Tergantung kebutuhan. Biar sama-sama tahu.

Akan lebih baik lagi, dalam satu organisasi mempunyai Google Drive bersama yang bisa diakses oleh semua anggota.  Setiap kegiatan, proposal, notula rapat, lampiran, dan semua dokumen bisa dibaca diakses di situ. Dari situ setiap anggota jadi tahu, “Oh, divisi A lagi ngerjain ini dan sudah sampai tahap blablabla”.

Kalau mau lebih canggih lagi, bisa pakai aplikasi project manager seperti Trello. Melalui software semacam itu, gerak langkah setiap divisi akan lebih mudah terpantau. Gosip antar divisi pun akan bisa berkurang karena tahu kalau lagi sama-sama punya pekerjaan. Soalnya, tak jarang kerjaan terhambat karena antar divisi tidak tahu-menahu terkait hal yang dikerjakan oleh divisi lainnya.

Dokumentasi yang rapi dan transparansi antar divisi juga akan mengurangi rapat yang tidak perlu. Rapat besar hanya dilakukan kalau memang semua elemen dalam organisasi dibutuhkan suaranya. Selebihnya, jika keputusan bisa diambil oleh dua atau tiga dalam waktu 10 menit, ya lakukan itu saja. Perkembangan selanjutnya bisa disampaikan melalui grup dan/atau platform lainnya. Mempersingkat waktu.

Kalau rapatnya efektif dan efisien, maka waktu yang bisa digunakan untuk kerja bisa lebih lama. Jangan sampai rapatnya lama, eh kerjanya di luar jam kerja. Budaya update ini dapat menajaga kesehatan mental pengurus organisasi agar tidak overwork dan mengalami burnout.