Tips Rapat Anti Lama (dan Efektif)

Remote team vector created by redgreystock

Entah ketika di organisasi atau kerja kelompok, sering kali durasi rapat lebih lama dari durasi kerja itu sendiri. Akibatnya, energi sudah habis duluan ketika mau menyelesaikan pekerjaan.

Berikut beberapa hal yang bisa dilakukan agar rapat anti lama tetapi tetap dapat berjalan dengan efektif.              

1. Tentukan Tujuan Rapat dengan Jelas

Jauh sebelum rapat dilaksanakan, pastikan tujuan rapat sudah jelas. Apa yang mau dibahas? Permasalahan apa yang ingin diselesaikan? Hal ini akan membantu peserta rapat agar lebih siap sebelum rapat dimulai dan nggak kosong momplong.

Biar pas rapat sudah dimulai, nggak malah bingung, “Ini mulai dari mana ya bahasnya?” biasanya pertanyaan ini muncul karena tujuannya belum jelas.   

2. ‘Eliminasi’ Peserta Rapat

Setelah menentukan tujuan yang jelas, coba eliminasi dulu peserta rapat sesuai tujuan yang sudah dibuat. Misalnya dalam konteks organisasi, coba pikirkan lagi apakah suatu pembahasan harus menghadirkan seluruh anggota? Atau cukup kepala divisi saja?

Ini penting agar rapat bisa berjalan lebih efisien alias menghindari kebiasaan jam ngaret yang bisa saja terjadi jika melibatkan forum yang lebih besar.        

Dengan mengeliminasi peserta, seseorang yang tidak mempunyai peran signifikan dalam rapat dapat bisa fokus kerja saja. Kalau perannya ng gak signifikan tetapi dipaksakan buat tetap ikut, kan kasihan. Nanti kerjanya malah di luar jam kerja.   

3. Beri Estimasi Batasan Waktu

Rapat yang baik harus mempunyai estimasi waktu  yang jelas karena kegiatan di dunia ini tidak hanya rapat, ada banyak hal lain yang menanti untuk dikerjakan. Dengan adanya batasan waktu yang jelas juga dapat melatih peserta rapat mengemukakan argumentasinya dengan lebih efektif tanpa fafifu.

Jika dibutuhkan, batasan waktu dalam setiap bahasan juga dapat dibuat. Hal ini sangat berguna misalnya dalam konteks update progress (jika memang diperlukan diadakan rapat) oleh masing-masing individu atau divisi.           

Menurutmu, ada lagi nggak tips lainnya agar rapat anti lama tetapi tetap dapat berjalan dengan efektif? Tulis di kolom komentar yaa!